Wenn ehrenamtliche Vereinsstrukturen an ihre Grenzen kommen

Viele Vereine entwickeln sich im Laufe der Jahre zu professionell arbeitenden Organisationen. Sie beschäftigen Mitarbeitende, verwalten erhebliche Budgets, betreiben Einrichtungen oder Zweckbetriebe, erhalten öffentliche Fördermittel und müssen immer komplexere rechtliche und wirtschaftliche Entscheidungen treffen.

Spätestens dann stellt sich häufig die Frage:

Wie lässt sich die operative Leitung eines größeren Vereins professionell und zugleich vereinsrechtlich sauber organisieren?

In der Praxis begegnen dabei insbesondere drei Modelle:

• der angestellte Geschäftsführer ohne Organstellung,
• der besondere Vertreter nach § 30 BGB,
• der hauptamtliche Vorstand nach § 26 BGB.

Diese Modelle werden im Vereinsalltag nicht selten miteinander vermischt. Rechtlich unterscheiden sie sich jedoch erheblich – insbesondere hinsichtlich Organstellung, Vertretungsmacht, Satzungsgrundlage, Verantwortlichkeit und Verhältnis zum Vorstand.

Welche Struktur sinnvoll ist, hängt deshalb nicht allein davon ab, wie eine Position bezeichnet werden soll. Entscheidend ist vielmehr:

Welche Verantwortung soll die hauptamtliche Leitung tatsächlich übernehmen – und wer soll den Verein nach außen vertreten?

Professionalisierung verändert die Leitungsstruktur eines Vereins

In kleineren Vereinen liegt die Verantwortung häufig vollständig beim ehrenamtlichen Vorstand. Dieser führt die Geschäfte, vertritt den Verein nach außen und trifft die wesentlichen organisatorischen Entscheidungen.

Mit zunehmender Größe der Organisation verändert sich diese Situation.

Beschäftigt ein Verein beispielsweise 50, 100 oder mehrere hundert Mitarbeitende, betreibt Einrichtungen oder verfügt über eine komplexe Verwaltungsstruktur, kann ein ehrenamtlicher Vorstand die laufende operative Geschäftsführung häufig nicht mehr selbst wahrnehmen.

Dann werden hauptamtliche Leitungsstrukturen erforderlich.

Vereinsrechtlich muss dabei allerdings sauber zwischen Geschäftsführung und Vertretung unterschieden werden.

Nach § 26 BGB muss jeder Verein einen Vorstand haben. Dieser vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich und besitzt die Stellung eines gesetzlichen Vertreters.

Ein hauptamtlicher Geschäftsführer wird dagegen nicht allein aufgrund seiner Bezeichnung zum Vertretungsorgan des Vereins. Auch der Bundesgerichtshof hat nochmals hervorgehoben, dass ein Vereinsgeschäftsführer ohne entsprechende Organstellung lediglich rechtsgeschäftlich bevollmächtigt sein kann.

Gerade bei größeren Vereinen sollte deshalb eindeutig geregelt sein, wer welche Leitungsaufgaben übernimmt und auf welcher rechtlichen Grundlage gehandelt wird.

Modell 1: Der angestellte Geschäftsführer ohne Organstellung

Hauptamtliche Geschäftsführung unter Verantwortung des Vorstands

Die erste Variante ist der klassische angestellte Geschäftsführer.

Der Geschäftsführer ist in diesem Modell kein Vereinsorgan. Er übernimmt aufgrund seines Arbeits- oder Dienstvertrages sowie der ihm übertragenen Kompetenzen Aufgaben der laufenden Geschäftsführung.

Der Vorstand nach § 26 BGB bleibt dagegen das gesetzliche Vertretungsorgan des Vereins. Gesetze im Internet

Diese Struktur eignet sich insbesondere für Vereine, bei denen der Vorstand die strategische und rechtliche Gesamtverantwortung behalten möchte, während das operative Tagesgeschäft weitgehend hauptamtlich organisiert wird.

Typische Aufgaben eines angestellten Geschäftsführers können beispielsweise sein:

Personalführung, Haushaltsplanung, Vorbereitung von Vorstandsbeschlüssen, Vertragsmanagement, Organisation der Geschäftsstelle, Umsetzung strategischer Vorgaben oder die Leitung einzelner Einrichtungen und Geschäftsbereiche.

Die Vertretungsmacht muss gesondert geregelt werden

Wichtig ist jedoch: Aus der Bezeichnung „Geschäftsführer“ folgt noch keine organschaftliche Vertretungsmacht.

Soll der Geschäftsführer für den Verein Verträge schließen oder andere rechtsgeschäftliche Erklärungen abgeben können, benötigt er eine entsprechende Vollmacht.

Gerade hier liegt in der Praxis ein häufiger Fehler.

Ein angestellter Geschäftsführer sollte nicht faktisch dadurch zum Ersatzvorstand gemacht werden, dass ihm pauschal sämtliche Vertretungsbefugnisse des Vereins übertragen werden. Soll eine hauptamtliche Leitung dauerhaft und institutionell einen umfassenden eigenen Geschäftsbereich nach außen vertreten, sollte geprüft werden, ob hierfür nicht die vereinsrechtlich vorgesehenen Strukturen – insbesondere § 30 BGB oder eine Vorstandsstellung – die sachgerechtere Lösung darstellen.

Wann eignet sich dieses Modell?

Der angestellte Geschäftsführer ist insbesondere dann interessant, wenn

• die organschaftliche Verantwortung beim Vorstand verbleiben soll,
• der Geschäftsführer vor allem die operative Organisation führen soll,
• der Vorstand strategische Entscheidungen selbst trifft,
• Vertretungsbefugnisse gezielt und begrenzt übertragen werden sollen.

Für viele mittelgroße Vereine kann dies eine gut funktionierende Struktur sein.

Bei sehr weitgehender eigenständiger Leitungs- und Vertretungsverantwortung stößt das Modell allerdings an seine strukturellen Grenzen.

Modell 2: Geschäftsführer als besonderer Vertreter nach § 30 BGB

Eigene Vertretungsmacht für einen bestimmten Geschäftsbereich

Eine zweite Möglichkeit bietet § 30 BGB.

Danach kann die Satzung bestimmen, dass neben dem Vorstand für gewisse Geschäfte besondere Vertreter bestellt werden. Deren Vertretungsmacht erstreckt sich im Zweifel auf alle Rechtsgeschäfte, die der ihnen zugewiesene Geschäftskreis gewöhnlich mit sich bringt.

Der besondere Vertreter erhält damit eine organschaftliche Stellung für den ihm zugewiesenen Geschäftsbereich.

Das unterscheidet ihn grundlegend vom lediglich angestellten und bevollmächtigten Geschäftsführer.

Ein Geschäftsführer kann zugleich besonderer Vertreter nach § 30 BGB sein. Er ist es aber nicht automatisch. Entscheidend sind die konkrete Satzung und die darauf beruhende Bestellung. Der Bundesgerichtshof hat diesen Unterschied ausdrücklich hervorgehoben.

Die Satzung ist entscheidend

Wer einen besonderen Vertreter einsetzen möchte, benötigt dafür eine entsprechende satzungsrechtliche Grundlage.

Dabei sollte die Satzung insbesondere den vorgesehenen Geschäftsbereich hinreichend bestimmen.

Denkbar sind beispielsweise Zuständigkeiten für

• die laufende Geschäftsführung,
• den Betrieb bestimmter Einrichtungen,
• einen bestimmten Unternehmens- oder Tätigkeitsbereich,
• Personalangelegenheiten innerhalb des übertragenen Geschäftskreises.

Die konkrete Gestaltung muss zur tatsächlichen Organisationsstruktur des Vereins passen.

Warum § 30 BGB für größere Vereine interessant sein kann

Der besondere Vertreter ermöglicht eine Zwischenlösung:

Der Vorstand nach § 26 BGB bleibt bestehen und behält seine zentrale Organstellung. Gleichzeitig erhält die hauptamtliche Geschäftsführung für einen definierten Bereich eine eigenständige organschaftliche Vertretungsmacht.

Gerade bei größeren Trägervereinen kann dies sinnvoll sein.

Die hauptamtliche Geschäftsführung muss dann nicht für jedes gewöhnliche Geschäft auf Einzelvollmachten oder die Mitwirkung des Vorstandes zurückgreifen.

Gleichzeitig wird nicht die gesamte Vereinsleitung auf die hauptamtliche Geschäftsführung übertragen.

Klare Kompetenzabgrenzung ist unverzichtbar

Je professioneller die Organisation, desto wichtiger ist allerdings die Abstimmung zwischen

• Satzung,
• Geschäftsordnung,
• Anstellungsvertrag,
• Zuständigkeitsordnung und
• tatsächlicher Organisationspraxis.

Der Bundesgerichtshof hat in einem Fall eines Vereinsgeschäftsführers als besonderem Vertreter ausdrücklich auf die Bedeutung der Satzung hingewiesen: Weichen Satzung und Anstellungsvertrag hinsichtlich der Organstellung voneinander ab, kann der Anstellungsvertrag die satzungsrechtliche Ordnung nicht überspielen.

Das zeigt einen wichtigen Grundsatz:

Organisationsrechtliche Kompetenzen sollten nicht lediglich im Geschäftsführeranstellungsvertrag geregelt werden. Die rechtliche Grundstruktur muss bereits in der Satzung stimmen.

Modell 3: Der hauptamtliche Vorstand

Hauptamtliche Leitung unmittelbar auf Vorstandsebene

Die dritte Variante geht weiter.

Die hauptamtliche Leitung wird selbst Mitglied des Vorstandes nach § 26 BGB.

Damit ist sie unmittelbar Teil des gesetzlichen Vertretungsorgans des Vereins. Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich und hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters.

Diese Struktur verändert das klassische Vereinsmodell deutlich.

Statt eines ausschließlich ehrenamtlichen Vorstandes, der eine hauptamtliche Geschäftsführung beschäftigt, kann beispielsweise eine Struktur geschaffen werden, in der ein hauptamtlicher Vorstand die operative Leitung übernimmt und ein weiteres Gremium strategische oder kontrollierende Aufgaben wahrnimmt.

Vergütung muss satzungsrechtlich berücksichtigt werden

§ 27 Abs. 3 BGB geht grundsätzlich davon aus, dass Vorstandsmitglieder unentgeltlich tätig sind. Soll ein Vorstandsmitglied für seine Vorstandstätigkeit vergütet werden, muss deshalb insbesondere die Satzung entsprechend gestaltet sein.

Bei gemeinnützigen Vereinen kommen zusätzlich die gemeinnützigkeitsrechtlichen Anforderungen an eine angemessene Vergütung hinzu.

Die Einführung eines hauptamtlichen Vorstandes sollte deshalb niemals lediglich über einen Dienstvertrag erfolgen.

Sie ist regelmäßig ein Organisationsprojekt, das Satzung, Organstruktur, Bestellung, Vergütung, Kontrolle und Kompetenzverteilung gemeinsam betrachten muss.

Wer kontrolliert einen hauptamtlichen Vorstand?

Diese Frage ist für größere Vereine besonders wichtig.

Wenn der bisherige ehrenamtliche Vorstand durch einen hauptamtlichen Vorstand ersetzt oder wesentlich verändert wird, muss überlegt werden, wie strategische Steuerung und Kontrolle künftig organisiert werden.

Je nach Struktur können hierfür beispielsweise Mitgliederversammlung, Aufsichtsrat, Präsidium oder ein anderes satzungsmäßiges Gremium vorgesehen werden.

Entscheidend ist, dass keine unklaren Parallelstrukturen entstehen.

Ein hauptamtlicher Vorstand sollte nicht einerseits die volle Organverantwortung tragen, andererseits aber bei praktisch jeder operativen Entscheidung von einem weiteren Gremium abhängig sein.

Leitung, Kontrolle und Aufsicht müssen voneinander unterscheidbar bleiben.

 

Ein häufiger Fehler: Die Satzung folgt nicht der tatsächlichen Organisation

In meiner Beratungspraxis begegnen mir immer wieder Vereine, deren tatsächliche Organisationsstruktur sich über Jahre professionalisiert hat, während die Satzung weitgehend unverändert geblieben ist.

Auf dem Papier führt dann beispielsweise ein ehrenamtlicher Vorstand den Verein.

Tatsächlich werden wesentliche Entscheidungen längst von einer hauptamtlichen Geschäftsführung vorbereitet oder getroffen.

Das muss nicht automatisch rechtswidrig sein. Es ist aber ein Anlass, die bestehende Kompetenz- und Vertretungsordnung kritisch zu überprüfen.

Besonders problematisch wird es, wenn niemand mehr sicher sagen kann,

wer eigentlich entscheiden darf und wer den Verein rechtswirksam vertreten kann.

Eine Professionalisierung der Vereinsstruktur sollte deshalb immer auch zu einer Professionalisierung der rechtlichen Organisationsordnung führen.

 

Rechtsanwalt für Vereinsrecht und Organisationsstrukturen – Berlin und bundesweit

Sie überlegen, in Ihrem Verein eine hauptamtliche Geschäftsführung einzuführen, einen besonderen Vertreter nach § 30 BGB zu bestellen oder die Vorstandsstruktur grundsätzlich neu zu gestalten?

Ich berate Vereine, Verbände und Organisationen der Sozialwirtschaft in Berlin, Potsdam und bundesweit bei der Entwicklung und rechtlichen Umsetzung professioneller Leitungs- und Governance-Strukturen.

Die Beratung kann insbesondere umfassen:

• Analyse der bestehenden Satzungs- und Organisationsstruktur
• Entwicklung eines geeigneten Leitungsmodells
• Abgrenzung der Kompetenzen von Vorstand und Geschäftsführung
• Gestaltung eines besonderen Vertreters nach § 30 BGB
• Einführung eines hauptamtlichen Vorstandes
• Satzungsänderungen
• Geschäfts- und Zuständigkeitsordnungen
• Geschäftsführeranstellungs- und Vorstandsdienstverträge
• Begleitung der organisatorischen Umsetzung

Seit 1999 spezialisiert auf Vereine, Verbände und die Sozialwirtschaft.

Für eine erste Einschätzung können Sie mir Ihre bestehende Satzung und eine kurze Beschreibung der derzeitigen Organisationsstruktur übermitteln.